Diga o que precisa. Ele faz.
Um assistente montado à medida da sua empresa para o trabalho administrativo que se repete todas as semanas. Lê, classifica, cruza contas e prepara o que a direção tem de decidir, a trabalhar 24 horas por dia.
Ler os emails da caixa de entrada e mandar cada um para a pessoa certa. Copiar os valores de uma fatura para a contabilidade. Ver quem pagou e quem não pagou. Juntar os números para a reunião de segunda.
Não é o trabalho pelo qual a empresa é paga e não tem dono claro. Anda dividido entre o dono e uma ou duas pessoas do escritório. Mas é feito todas as semanas, por pessoas que custam dinheiro.
Ninguém consegue fazer trabalho repetitivo com atenção durante muito tempo. O pagamento que ninguém cobrou e o lançamento em duplicado nascem sempre no mesmo sítio.
A fatura tem prazo e quem escreveu está à espera de resposta. Por isso come o tempo de quem já tinha mais que fazer, muitas vezes o do próprio dono.
Este trabalho está repartido por várias pessoas, e por isso ninguém sabe ao certo quantas horas leva. Quando se conta pela primeira vez, o número é quase sempre maior do que se pensava.
Combina-se um ordenado de 1.200 euros limpos, que é como se fala destas coisas. Em bruto são 1.550, e é aí que a conta da empresa começa, não acaba.
| Salário bruto, 1.550 € × 14 mesesCatorze e não doze, por causa dos subsídios de férias e de Natal | 21.700,00 € |
|---|---|
| Contribuição da entidade patronal, 23,75%Paga pela empresa, por cima do bruto | 5.153,75 € |
| Subsídio de alimentação, 242 dias em cartãoA 10,46 € por dia, o limite isento de 2026 | 2.531,32 € |
| Custo real para a empresa | 29.385,07 € |
São 2.449 euros por mês, ou 16,70 euros por cada hora efetivamente trabalhada.
E há as horas que ficam a descoberto.
Uma pessoa faz quarenta horas por semana. A semana tem cento e sessenta e oito. Mesmo a pagar o ano inteiro, este trabalho está coberto em menos de um quarto do tempo.
Férias, baixas e formação pagam-se à mesma, e o seguro de acidentes de trabalho fica por cima desta conta. Quando a pessoa sai, a formação da seguinte começa do zero.
São exemplos do que costuma entrar. A lista de cada empresa é a dela.
A caixa de entrada é lida a qualquer hora e cada mensagem segue para o departamento certo, já com o resumo do que lá vem escrito. De manhã, quem dirige recebe a caixa por ordem de urgência e sem a publicidade.
As faturas em PDF são lidas, e o nome da empresa, o NIF, o valor sem IVA, a taxa, a data de vencimento e o IBAN saem em tabela pronta a lançar no software de gestão que a casa já usa.
O extrato do banco é cruzado com as faturas emitidas e recebidas. O que falta pagar é assinalado à direção, com nome e valor.
As faturas da luz, das telecomunicações e do software são lidas com o histórico ao lado. Um consumo que sobe sem explicação, ou um contrato que ficou caro, é assinalado com o valor em jogo.
É trabalho que se faz todos os dias e que nunca fica feito.
Lê-se o relatório de contas inteiro, ou a ata da reunião, e o que volta são os números que contam e as decisões que ficaram por tomar.
Os números andam repartidos por várias ferramentas e alguém os junta à mão todas as semanas. Passam a chegar num resumo só, à hora que se combinar.
Uma mensagem de voz gravada no carro, ou meia dúzia de tópicos escritos à pressa, voltam como esboço arrumado, com o problema, a proposta e os números pelo meio.
Uma newsletter para clientes, uma comunicação interna, um artigo de opinião. Escreve-se a partir dos tópicos que a direção der, ou de uma nota de voz, e vai a rever antes de sair.
O que hoje ocupa uma tarde inteira passa a estar feito antes de alguém chegar.
Um pedido que entra é lido e chega classificado a quem o tem de receber. Quem contactou tem resposta na hora, a qualquer hora.
As candidaturas são avaliadas face à vaga que abriu e chegam numa tabela ordenada, com nota de zero a dez e a razão de cada uma. E antes de uma reunião de vendas, a empresa do outro lado chega estudada.
Site, agenda, folhas de cálculo, faturação e software de gestão. O que acontece num sítio tem consequência automática nos outros, sem ninguém copiar e colar.
Estas não são a tarefa mais importante do dia. São as que ficam sempre para o fim, e é por isso que se perdem.
Quando o documento vem incompleto, uma fatura fotografada de lado ou um recibo sem NIF, o campo fica por confirmar e o documento segue para uma pessoa. Nunca se preenche um valor por suposição, porque um número inventado na contabilidade custa mais do que o campo em branco.
E não sai às seis. As horas abaixo são uma ilustração. As da sua empresa medem-se no diagnóstico, antes de se propor seja o que for. Cada hora está a 16,70 €, o custo real do assistente da conta anterior.
| Operação | Horas por semana | Por ano |
|---|---|---|
| Triagem e encaminhamento de emails | 6 h | 4.408 € |
| Leitura de faturas e recibos | 5 h | 3.673 € |
| Batimento de contas e reconciliação | 3 h | 2.204 € |
| Auditoria dos custos fixos | 1 h | 735 € |
| Relatórios e síntese executiva | 4 h | 2.938 € |
| Esboços de apresentações | 2 h | 1.469 € |
| Textos que a direção tem de assinar | 3 h | 2.204 € |
| Qualificação de pedidos e formulários | 3 h | 2.204 € |
| Triagem de candidaturas e reuniões | 3 h | 2.204 € |
| Ligação entre ferramentas isoladas | 2 h | 1.469 € |
| 1.408 horas por ano | 32 h | 23.508 € |
Há uma conta que não está nesta tabela. Faturas por cobrar e pagamentos que ninguém reclamou são receita, e valem mais do que estas horas. O que a auditoria cortar numa fatura fica cortado todos os meses.
São 23.508 dos 29.385 euros da contratação, com o sistema a correr 24 horas por dia.
Antes de fazer seja o que for, o sistema tem de saber o que a sua empresa é. As regras, os serviços, o vocabulário da casa, o que se faz e o que nunca se faz. Sem essa base, adivinha.
Escreve-se o negócio: o que é, como funciona, o que faz e o que nunca faz.
Diz ao sistema onde está cada coisa, para ler pela ordem certa antes de responder.
Por cima dos documentos, cada trabalho concreto do negócio, construído à medida.
Pede-se em português corrente. Não há painel para aprender nem campos para preencher.
Uma pergunta de terça de manhã, respondida com os números da casa.
A estrutura construída no arranque, os documentos e as operações, é propriedade da sua empresa. Foi paga por si e só serve o seu negócio. As contas das ferramentas ficam em nome da empresa desde o primeiro dia, e o sistema tem acesso apenas ao que cada processo precisa, nunca acesso geral por ser mais cómodo de configurar.
Quatro linhas que ficam sempre com a sua equipa, e é assim de propósito.
Aprovar uma despesa, perdoar uma dívida ou mudar condições comerciais chega pronto a assinar. Se quiser que passe a automático, define-se a regra e passa. A escolha é sua, não do sistema.
Tudo o que faz fica registado e é possível perceber porquê. Automação que não se consegue auditar é passivo, não é ativo.
Organiza, classifica e prepara. Quem responde perante as Finanças continua a ser o contabilista da empresa.
Automatizar um processo mau só o torna mais rápido a repetir o mesmo erro. Primeiro arruma-se, depois automatiza-se.
O resumo vem com o documento agarrado e a página onde está cada número. Não é preciso andar à procura do PDF para confirmar.
Documento incompleto fica por confirmar e segue para uma pessoa. Um número inventado na contabilidade custa mais do que o campo em branco.
O sistema entra por cima do que existe. Não se troca o software de gestão nem se pede à equipa que aprenda outro sítio para escrever as mesmas coisas.
Cada peça faz uma coisa só. Escolhem-se conforme o negócio, não há receita única.
Não se impõe ferramenta nova. Liga-se ao que a casa já abre todos os dias.
As horas contam-se antes de haver proposta. O primeiro passo é perceber como o trabalho acontece na sua empresa, e é daí que sai tudo o resto.
Mapear cada processo como ele existe hoje, incluindo as exceções que nunca foram escritas, e contar as horas que leva. Sem estes números não há como provar retorno ao fim do primeiro mês.
Que processos entram, o que fica de fora e o que custa. Escrito antes de se construir seja o que for, para não haver surpresas na fatura.
O sistema construído e testado contra as exceções do seu negócio, não só contra o caso que corre bem. Ao fim do primeiro mês, os números contra os do início.
Nem todos os processos estão prontos a automatizar. Se as regras se contradisserem, ou se uma parte só existir na cabeça de uma pessoa, o diagnóstico diz isso com clareza, e arruma-se o processo primeiro. Às vezes a resposta honesta é que não vale a pena, e preferimos dizê-lo antes de lhe cobrar seja o que for.
As horas que saem da sua semana aparecem no mapa, e é aí que se vê o que mudou.
Se a sua não estiver aqui, faça-a diretamente.
Não. O que sai da frente das pessoas é o trabalho que não tem dono, aquele que fica sempre para o fim do dia e que ninguém foi contratado para fazer. As horas que se devolvem voltam para o trabalho pelo qual a empresa é paga.
Não. O sistema entra por cima do que já existe: o email, a drive, as folhas de cálculo, a faturação e o software de gestão da casa. Se alguma coisa não permitir ligação direta, diz-se no diagnóstico e procura-se outro caminho antes de haver proposta.
É seu. Os documentos, o índice e as operações construídas no arranque são propriedade da sua empresa, porque foram pagos por si e só servem o seu negócio. As contas das ferramentas ficam em nome da empresa desde o primeiro dia.
O princípio é o do acesso mínimo. Cada processo tem acesso apenas ao que precisa, nunca acesso geral por ser mais cómodo de configurar. Tudo o que o sistema faz fica registado e é possível perceber porquê. O cliente é o responsável pelo tratamento e a Sakuzo é subcontratante.
Diz-se, e arruma-se primeiro. Automatizar um processo mau só o torna mais rápido a repetir o mesmo erro. Um diagnóstico pode acabar com a resposta de que não vale a pena automatizar, e é preferível dizê-lo antes.
Logo que o sistema entra em funcionamento, as horas começam a ser devolvidas nesse mesmo dia. A prova formal faz-se com números: as horas de cada processo são contadas no diagnóstico, antes de haver proposta, e comparam-se com as do sistema já a trabalhar.
Sem compromisso. Levamos as perguntas, traga os números do seu negócio, e saímos os dois a saber por onde se começa.
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